Responsable du Pôle Scolarité H/F - Service Public

Le poste se situe au sein du département des études et de la vie étudiante (DEVE) dont la mission est d'assurer l'organisation des formations de l'ensemble des apprenants inscrits à Bordeaux Sciences Agro et de superviser les modalités d'attribution des diplômes, titres et certificats utiles à leur insertion professionnelle.
Le pôle scolarité est à l'interface entre les étudiants, les enseignants, la direction et tous les services de l'école : le Secrétariat Général, la Direction des systèmes
d'information, la cellule d'appui à l'innovation pédagogique, le service des relations internationales, la communication, les services du patrimoine, ainsi qu'avec les organismes certificateurs, les partenaires et entreprises : CROUS, Université de Bordeaux, Université Bordeaux Montaigne, Institut Supérieur de la Vigne et du Vin, Ecole supérieure de la banque, Ecole supérieure du bois, CFA Sup Nouvelle Aquitaine, lycées partenaires, pour accompagner la scolarité des élèves depuis leur recrutement jusqu'à leur insertion professionnelle.

Encadrement et pilotage du pôle scolarité

- Animer et encadrer une équipe de 4 gestionnaires de scolarité : supervision de l'activité, animation des réunions, entretiens d'évaluation, plans de formation et suivi des indicateurs de la scolarité.
- Assurer le secrétariat du Conseil des enseignants (préparation de l'ordre du jour des supports, des compte-rendus et suivi des décisions)
- Participer au système de management de la qualité
- Participer aux événements de l'établissement en lien avec les activités de la DEVE(Journées Portes Ouvertes, rentrée pédagogique, cérémonie de remise des diplômes)

Gestion administrative et réglementaire de la scolarité

- Piloter les opérations de scolarité de la rentrée à la diplomation : préparation de la rentrée (syllabus, documents réglementaires), inscriptions, suivi des parcours (relevés de notes, rattrapages, aménagements RQTH), diplômes et suppléments au diplôme.
- Superviser le suivi des conventions de stage, des mobilités sortantes, des LV2 en lien avec l'Université Bordeaux Montaigne, des vacations, des emplois du temps et de la gestion des salles.
- Organiser la collecte et l'exploitation des évaluations des enseignements et suivre les enquêtes liées à la scolarité.
- Assurer le suivi des règlements des études et de scolarité, organiser les élections étudiantes, mettre en place les sections disciplinaires
- Assurer la fonction de référent handicap pour les élèves.

Déploiement et pilotage des outils de scolarité (Pégase)

- Être référent(e) Pégase : maîtrise et paramétrage de l'outil, mise à jour des procédures, accompagnement et support aux utilisateurs, participation aux réunions de suivi de projet en lien avec la DSI.
- Contribuer à la fiabilisation des données et produire les requêtes nécessaires aux enquêtes et obligations institutionnelles (CGE, SISE, CDEFI, etc.).
- Apporter un support technique, analyser le besoin et proposer des améliorations

Missions complémentaires

- Exercer la fonction de chef de centre pour les épreuves écrites des concours gérés par le Service des concours du ministère de l'Agriculture

Savoirs :

- Connaître et comprendre la gestion administrative d'une scolarité d'un établissement d'enseignement supérieur et son contexte institutionnel (CTI, HCERES, DGER, MESR etc...)
- Connaître les règles de validation des cursus et la règlementation relative aux stages, aux césures, aux modalités d'inscription dans les établissements d'enseignement sup
- Bonne connaissance des outils informatiques
- Savoir produire des comptes rendus et notes
- Savoir produire et suivre les tableaux de bord pertinents à l'analyse de l'activité

Savoirs être :

- Aisance et goût pour les outils numériques
- Etre à l'écoute des parties prenantes (apprenants; enseignants; administratifs ...)
- Management d'équipe
- Capacité d'adaptation, d'organisation et force de proposition
- Capacité à organiser ses tâches, rigueur
- Autonomie dans un cadre défini par la hiérarchie et un collectif de travail; esprit d'équipe
- Sens de l'entre-aide et de la communication