Les missions du poste
Mission confiée
L'assistant.e administratif.ive apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont il/elle s'occupe. Il/elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Il/elle contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
L'assistant.e administratif.ive est chargé.e de contribuer principalement à la bonne marche du service transfert, innovation et partenariat.
Principales activités
Gestion financière
- Assurer le suivi budgétaire des services, en contribuant à la gestion efficace des ressources et à la préparation des échéances budgétaires
- Assurer le suivi des contrats / marchés de prestations, suivre le paiement des fournisseurs
- Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs
Organisation
- Organiser et faciliter les réunions des services, les séminaires, et les événements internes ou externes, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
- Gérer les déplacements professionnels des membres des services (transport et hébergement, ...) ;
- Déployer les procédures administratives, financières et ressources humaines : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
- Assurer l'interface du service avec différents acteurs internes et externes
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, en assurer le classement et l'archivage
Le profil recherché
- Connaître les principes de gestion financière
- Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
- Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion
- Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
- Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
- Maîtriser l'anglais écrit et oral (niveau A2 minimum)
- Les petits plus :
- Une appétence pour l'accompagnement des projets d'innovation de la population scientifique
- Une connaissance des procédures publiques facilitera votre prise de poste
Compétences requises
- Anglais
- Logiciels bureautiques
- Pédagogie
- Pro-activité
- Gestion des ressources financières
- Contrôle du budget