Gestionnaire des Conventions de Stage H/F - Service Public

L'ENSEIRB-MATMECA est l'une des 6 écoles d'ingénieurs de Bordeaux INP. Elle compte près de 1200 étudiants, 90 personnels enseignants et enseignants-chercheurs, 25 personnels administratifs et techniques. Pour assurer ses missions, l'école s'appuie sur plus de 190 personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, personnels administratifs et techniques) et près de 400 vacataires issus du monde académique et industriel.Contexte et environnement de travailIl s'agit de contrôler systématiquement les informations saisies par les élèves et d'apporter les modifications nécessaires, avant édition des conventions de stage.Certains stages se déroulant à l'étranger, il est nécessaire de détenir un niveau d'expression suffisant en anglais, afin de pouvoir échanger avec les interlocuteurs et suivre une conversation.Le nombre de conventions à traiter est d'environ 850 par an.Les périodes de préparation des départs en stage des élèves entraînent forcément des pics d'activité, et la gestion d'un important flux de mails.La préparation, puis le suivi des conventions de stage, s'accompagnent de la gestion de nombreuses situations particulières : annulation de convention, rédaction d'avenant, prise en charge de conventions propres à l'entreprise, prise en charge de stages en laboratoire.
ActivitésLes missions principales liées au poste sont la gestion des conventions de stage et une entraide ponctuelle sur les activités de scolarité. Dans ce cadre, voici vos missions:Activités principales:Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure;Assurer la gestion des conventions de stage;Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure;Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser;Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ;Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés;Classer et archiver des documents.Activités spécifiques:Réaliser et assurer le suivi des conventions de stage;Assurer une veille réglementaire, contrôler les informations saisies par l'élève, les modifier si nécessaire, contrôler l'adéquation avec la législation;Transmettre aux entreprises la procédure d'affichage des offres de stage sous JobTeaser;Apporter une entraide ponctuelle sur des activités spécifiques de scolarité en fonction deson activité;Gérer les confidentialités des informations et des données;Savoir travailler dans l'urgence.

ConnaissancesAvoir des qualités humaines nécessaires à l'accueil du publicAnalyser et gérer les demandes d'informationRespecter la règlementation et les procédures applicables au domaineConnaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariatConnaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivageGérer la confidentialité des informations et des donnéesFaire preuve de disponibilité : étudiants, enseignants, collègues, partenairesCompétences opérationnellesAccueillir et prendre des messagesTravailler en équipeAccueillir les populations concernéesEnregistrer et classer les documentsRédiger des rapports ou des documentsSavoir rendre compteUtiliser les logiciels spécifiques à l'activitéUtiliser les outils bureautiquesSavoir garder son calme en toutes circonstancesCompétences comportementalesRéactivitéSens de l'organisationSens relationnel

• SGBD
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Veille réglementaire
• Réactivité
• Sens de l’organisation